De continue dialoog als succesfactor voor hybride werken
Elke organisatie heeft door de coronapandemie een hybride manier van werken uitgevonden. Daarbij werken medewerkers een aantal dagen op kantoor en een aantal dagen thuis. Bij de ene organisatie is hybride werken succesvoller dan bij de ander. Ook interpretaties verschillen: sommige organisaties zijn al tevreden als medewerkers thuis over de juiste technische faciliteiten beschikken. Anderen verbouwen het kantoor tot professionele ontmoetingsplek. Wat wél overeenkomt, is dat we allemaal weten dat hybride werken een blijvertje is. Toch valt er nog voldoende winst te behalen. Zo gaat hybride werken met oog voor de mens nét een stapje verder. Hierbij gaan managers in gesprek met medewerkers om een helder beeld te krijgen van hoe ze willen werken en willen samenwerken met andere collega’s op kantoor. Op deze manier wordt er samen toegewerkt naar een vorm van werken die bij iedereen past. Oftewel, hybride werken in optima forma. Maar nog veel belangrijker is dat hybride werken met oog voor de mens uiteindelijk gaat over de essentie van je organisatiecultuur. Het gaat over wie je wil zijn als organisatie en hoe dit zich uit in deze nieuwe manier van werken.
Spontane ontmoetingen
Veel bedrijven sturen enquêtes uit naar medewerkers om de dagelijkse capaciteit op kantoor te bepalen. Mensen moeten ook vaak online een plekje op kantoor reserveren. Maar in de praktijk blijkt het lastig te zijn om al deze verzoeken te honoreren. Toch wil je wel dat iedere medewerker naar kantoor kan komen, omdat juist op de werkvloer spontane ontmoetingen ontstaan. Het waterkoelermomentje wordt vaak aangehaald als men het heeft over deze informele kant van werk. Het is ook één van de momenten die het meest ontbreekt tijdens het thuiswerken. Wanneer iemand water haalt, of een bakje koffie, ontstaan spontane gesprekken met collega’s. Dit kan met collega’s van hetzelfde team zijn, maar medewerkers kunnen ook in gesprek raken met mensen van andere afdelingen. Deze momenten worden vaak onderschat. Juist door het ontbreken van het georganiseerde element, ontstaan er nieuwe (zakelijke) ideeën en connecties.
Een eigen kijk op het kantoorleven
We weten allemaal dat het goed is voor medewerkers en teams om elkaar fysiek te ontmoeten. Maar hoe zorg je ervoor dat het team wél aanwezig kan zijn op een manier die prettig is voor iedereen? Het is aan managers om dit te faciliteren en de dialoog aan te gaan. Een eerste stap is het vragen van medewerkers hoe het ideale kantoor eruit ziet. Wat is relevant om goed samen te werken op kantoor? Welke omstandigheden zijn daarbij van belang en zorgen voor verbinding om professioneel te sparren of tot innovatieve ideeën te komen? Moet er een lunch komen om ongedwongen bij elkaar te zitten? Moet dat per se op een bepaalde dag? Kunnen mensen na een sessie blijven hangen op kantoor? Wat missen ze van het kantoorleven? Dit zijn relevantere vragen dan de vraag wanneer iemand naar kantoor komt. Op deze manier haal je veel ideeën op en krijg je een beter beeld van wat hybride werken voor de medewerker betekent.
Als manager faciliteren en peilen
Dankzij hybride werken is niet alleen de manier van werken veranderd, maar ook de manier van leidinggeven. Er ligt een behoorlijke verantwoordelijkheid bij de manager om hybride werk, in welke vorm dan ook, optimaal te faciliteren. Naast het aangaan van de dialoog met medewerkers, zijn er ook bepaalde momenten die ertoe doen. Neem bijvoorbeeld onboarding op afstand. In de meeste organisaties worden nieuwe medewerkers compleet losgelaten als hun eerste maand erop zit. Er vinden weinig check-ins plaats met de nieuwe collega. Ook hierbij moet de manager een meer faciliterende rol spelen en het gesprek aangaan. Mist diegene collega’s? Kan hij de lading werk aan? Door regelmatig te peilen hoe de vlag erbij hangt, weet de manager of de manier van hybride werken aansluit bij de behoeftes van die persoon – of niet. Het blijkt namelijk dat mensen van verschillende generaties andere beelden hebben van wat effectief en prettig samenwerken is op kantoor. Kortom, het nieuwe werken zorgt er ook voor dat managers een nieuwe set aan people skills moeten ontwikkelen.
Samen bouwen aan de betekenis van hybride werken
De invulling van hybride werken is voor iedereen anders. Waar een kantooromgeving spontane ontmoetingen, collegiale sparsessies en inspiratie faciliteert, leent de thuisomgeving zich goed voor deep work en solistische taken. Om achter de zienswijzen op hybride werk van medewerkers te komen, is het belangrijk dat de manager hierover met hen in gesprek gaat en blijft. Door op bepaalde momenten check-ins te plannen, houdt deze de vinger aan de pols. Zo faciliteer je de best mogelijke manier van hybride werken voor iedere medewerker en treed je met vertrouwen de toekomst van werk tegemoet. Deze bouw en ontdek je immers samen.
Ook benieuwd wat jij kunt verbeteren aan hybride werken? Meld je dan aan voor onze masterclass bij Rowan Hordijk, schrijf je in via onze website of neem contact op met info@meermenselijkemaat.nl voor de menselijke maat-scan.